Privacy

PRIVACY STATEMENT USG RESTART

Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u informatie aan ons verstrekt, zullen wij hier zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan. Hoe wij dit doen en voor welke doeleinden wij de informatie gebruiken staat omschreven in dit privacy statement.

Wie zijn wij?

Dit is het privacy statement van USG Restart B.V. Restart begeleidt mensen bij het zoeken, geschikt maken voor, verkrijgen en behouden (al dan niet in de vorm van re-integratie) van een baan, bijvoorbeeld in de vorm van outplacement, jobcoaching, loopbaancoaching en/of arbeidsre-integratie.

Wij zijn een groepsmaatschappij behorende tot Recruit Global Staffing B.V., USG People Holdings B.V., USG People The Netherlands B.V. en haar Nederlandse werkmaatschappijen.

USG Restart B.V. en USG People The Netherlands B.V. zijn verantwoordelijke als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy voor de verwerking uw persoonsgegevens en hebben het hoofdkantoor aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere. USG People The Netherlands B.V. ondersteunt Restart op onder andere administratief en facilitair gebied.

Recruit Global Staffing maakt onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.

Wanneer verwerken wij informatie over u?

Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat.

Dit kan via onze websites wanneer u als individu of namens een bedrijf contact met ons zoekt in het kader van één van onze diensten of bij ons solliciteert op een vacature die wij hebben, maar ook als u bij ons langskomt op de vestiging of ons per email/brief dan wel telefoon benadert of als (potentieel) zakelijke relatie uw diensten aanbiedt.

Voor de informatie die wij over u verwerken als gebruiker van onze website (zogenaamde cookies), verwijzen wij u naar ons cookiestatement op de website.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de informatie die u verstrekt?

Uitvoering van overeengekomen begeleiding

  • om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
  •  om u geschikt te maken voor of (terug) te begeleiden naar werk, u opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden dan wel om opdrachten/werk voor u te regelen;
  • om re-integratieactiviteiten uit te kunnen voeren, waaronder casemanagement;
  • om uw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) assessments/testen en assessment-/testresultaten te kunnen genereren;
  • om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te kunnen beoordelen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
  • om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
  • om te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinden om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van besloten web- en
  • mijnomgevingen, (self service) portals en ons intranet;

Afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

Het betreft hier sollicitaties op functies/vacatures binnen onze eigen onderneming

  • Om met u in contact te treden en contact te onderhouden over uw sollicitatie.
  • Om uw geschiktheid voor een interne functie of opdracht waarop u hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen.
  • Het aangaan van een zakelijke relatie
  • Om uitvoering te kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening en/of de met u overeengekomen opdracht en/of overeenkomst.
  • Om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan, te onderhouden en hiervoor een (financiële) administratie te voeren.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken

  • om uitvoering te kunnen geven aan de door u – via de website - gevraagde dienstverlening.
  • voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid; 
  • naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
  • om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen, tenzij door u wordt aangegeven dat u geen prijs stelt hierop. Een dergelijk verzoek kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’ hierna.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij individuele begeleiding

  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
  • E-mailadres, telefoonnummer en eventueel andere contactgegevens
  • Geboortedatum- en plaats
  • Geslacht,
  • BSN (wanneer voorgeschreven bij wet/regelgeving)
  • Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens - pasfoto, indien onderdeel CV (alleen met toestemming) 
  • werk- en bedrijfsgegevens, inkomensgegevens
  • doelgroepverklaringen, doelgroepstatus
  • adviezen/beschikkingen UWV
  • subsidieformulieren
  • coachingsplannen, voortgangs- en gespreksverslagen, trajectplannen / plannen van aanpak
  • (online) assessment-/testresultaten.
  • gezondheidsgegevens. 
  • Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt. Niet bij alle soorten van individuele begeleiding worden al deze persoonsgegevens verwerkt.


Dit verschilt per (soort) traject.

Bij afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers

  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
  • Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens 
  • Geboortedatum, geslacht
  • Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens
  • Foto (indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven) - Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing) 
  • Andere door u in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens.

U bent een zakelijke relatie:

  • Zakelijke contactgegevens
  • Gegevens voor het onderhouden van de relatie
  • Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten webomgevingen en/of (self service) portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij op basis van de navolgende rechtsgronden:

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt of is aangegaan en waarbij u partij bent; 
  • de gegevensverwerking is voor ons noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten: - legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid; - naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving; - om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen. 
  • de persoonsgegevens worden verwerkt met uw toestemming, bijvoorbeeld sollicitaties van vaste/indirecte medewerkers, of uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld foto’s. Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming is gevraagd. 
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen, die wij als werkgever hebben op het gebied van het arbeidsrecht en sociaalzekerheidsrecht bij verzuim en reintegratie.

Beveiliging van uw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van Restart, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Hoe wordt uw informatie gedeeld?

Binnen onze onderneming Tot de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen die personen binnen Restart toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de mobiliteitscoach, teammanager, afdeling administratie, financiële administratie en personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.

Uw persoonsgegevens kunnen wij binnen ons concern delen met onze groepsmaatschappijen ter uitvoering van één van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven.

Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Uw persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). Er zijn passende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden doorgegeven goed worden beschermd. De EU modelcontracten (standaard bepalingen inzake gegevensbescherming) vastgesteld door de Europese Commissie zijn overeengekomen. Voor meer informatie hierover, kunt u zich tot ons wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.

Buiten onze onderneming

Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern. Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren (bijvoorbeeld opleidingsinstanties, UWV) of indien wij hiervoor toestemming van u voor hebben verkregen (bijvoorbeeld het delen van assessment-/testresultaten met uw werkgever).

Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

  • er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;
  • er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van assessments/ online testen en klantbeheer;
  • andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht.

Hoelang wordt uw informatie bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Bij individuele begeleiding: 

  • Individuele begeleidingsdossiers worden gedurende 2 jaar na laatste handeling aan het dossier bewaard.
  • Voor documenten die fiscaal van belang zijn, geldt een bewaartermijn van 7 jaar na verlies van de actuele waarde.

Bij een (open) sollicitatie worden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

Bent u een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:

  • persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als onderneming hebben (zoals overeenkomsten, opdrachtbevestigingen, inkoopopdrachten) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde; 
  • (overige) contactinformatie wordt tot 2 jaar na het laatste contact bewaard.

Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen.

Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en/of indien u geen informatie van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur), kunt u zich tot ons wenden.

Uw verzoeken en/of bezwaren kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.

Bij vragen, opmerkingen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Mevrouw mr. Y. van Houte, Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

privacy@usgpeople.nl

USG People The Netherlands B.V. P.J. Oudweg 61 1314 CK Almere

Aanpassingen privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze websites te raadplegen.

Wil je een misstand melden die om discretie vraagt (denk aan discriminatie, geweld of fraude), gebruik dan dit formulier.

Contact

USG Restart
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere
Nederland

0800-7378278

KvK: Flevoland 29049529
BTW: NL 8073.28.790.B01